In der Praxis kommt es vor, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren, dass der Mitarbeiter zu den Anschaffungskosten oder den laufenden Kosten eines Dienstwagens Zuzahlungen leistet. Je nach Art und Weise der Zuzahlung ergeben sich unterschiedliche steuerliche Auswirkungen, die im Folgenden betrachtet werden.
Alternative 1: Einmalige Zuzahlung zum Dienstwagen
Zunächst besteht die Möglichkeit, dass sich der Arbeitnehmer an den Anschaffungskosten des Dienstwagens beteiligt oder eine Zuzahlung zur Leasing-Sonderzahlung leistet.
Die Zuzahlung wird auf den geldwerten Vorteil angerechnet, unabhängig davon, ob dieser mit der pauschalen 1%-Methode oder der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird.
Die Zuzahlung des Arbeitnehmers reduziert nicht die bilanziellen Anschaffungskosten des Dienstwagens beim Arbeitgeber, sondern ist dort als Einnahme zu behandeln.
Sofern die Zuzahlung höher als der geldwerte Vorteil ist, kann der darüber hinausgehende Betrag in den Folgejahren auf den geldwerten Vorteil angerechnet werden (R 8.1 Abs. 9 Nr. 4 S. 2, 3 LStR).
Wird zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer allerdings vereinbart, dass die Zuzahlung zum Dienstwagen zeitraumbezogen zu leisten ist, ist die Zuzahlung auf den vereinbarten Zeitraum gleichmäßig zu verteilen und monatlich auf den geldwerten Vorteil anzurechnen (BFH v. 16.12.2020 – VI R 19/18).
Alternative 2: Laufende Zuzahlung zum Dienstwagen
Bei dieser Alternative leistet der Arbeitnehmer an den Arbeitgeber Zuzahlungen für die Privatnutzung. Die Zuzahlung kann als monatliche Pauschale (EUR x,xx je Monat) oder kilometerbezogen (EUR x,xx je gefahrenem Kilometer) erfolgen. Daneben ist auch eine prozentuale oder betragliche Beteiligung an den monatlichen Leasingraten denkbar.
Die auf diese Weise geleistete Zuzahlung zum Dienstwagen mindert den monatlichen geldwerten Vorteil, unabhängig davon, ob dieser mit der pauschalen 1%-Methode oder der Fahrtenbuchmethode ermittelt wird.
Eine Zuzahlung, die höher als der monatliche geldwerte Vorteil ist, ist nicht als Werbungskosten bei den nichtselbständigen Einkünften abziehbar. Ein darüberhinausgehender Betrag wirkt sich steuerlich somit nicht aus und sollte vermieden werden.
Alternative 3: Übernahme laufender Kosten
Als dritte Alternative kann vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer zu den laufend anfallenden Kosten des Dienstwagens (z. B. Tankkosten, Kfz-Steuer, Reparaturen) Zuzahlungen leistet.
Sofern der geldwerte Vorteil nach der pauschalen 1%-Methode ermittelt wird, mindert sich dieser um den Betrag der Zuzahlung. Die anzurechnenden Zuzahlungen müssen dabei belegt werden können, erfordern im Zweifel somit die Rechnungen und Zahlungsnachweise.
Bei Ermittlung des geldwerten Vorteils auf Grundlage der Fahrtenbuchmethode sind die selbst getragenen Kosten nicht bei der Ermittlung der Gesamtkosten des Dienstwagens zu berücksichtigen. Die Finanzverwaltung lässt es jedoch auch zu, dass diese Aufwendungen zunächst bei den Gesamtkosten berücksichtigt und in einem zweiten Schritt der Wert der selbst getragenen Kosten vom geldwerten Vorteil abgezogen wird.
Beispiel:
Herr Schmidt fährt einen Dienstwagen und darf diesen auch zu privaten Fahrten nutzen. Die Gesamtkosten des Pkw im Jahr 2021 betragen EUR 10.000. Herr Schmidt leistet vereinbarungsgemäß eine Zuzahlung von 20% (EUR 2.000). Laut Fahrtenbuch nutzt Herr Schmidt den Dienstwagen zu 30% für private Fahrten.
Alternative 1:
Wenn die selbst getragenen Kosten nicht zu den Gesamtkosten des Pkw gerechnet werden, betragen die Gesamtkosten des Pkw im Jahr 2021 EUR 8.000. Der geldwerte Vorteil beträgt damit EUR 2.400 (30% von EUR 8.000).
Alternative 2:
Werden alternativ die selbst getragenen Kosten zunächst den Gesamtkosten des Pkw zugerechnet, ergeben sich Gesamtkosten in Höhe von EUR 10.000. Der vorläufige geldwerte Vorteil beträgt in diesem Falle EUR 3.000 (30% von EUR 10.000). Hiervon sind nun die selbst getragenen Aufwendungen (EUR 2.000) abzuziehen, womit für 2021 noch ein geldwerter Vorteil in Höhe von EUR 1.000 verbleibt.
Für Herrn Schmidt wäre somit die Alternative 2 günstiger.
Zuzahlung zum Dienstwagen: Steuerlicher Rat empfehlenswert
Die korrekte lohnsteuerliche Behandlung von Dienstwägen ist je nach Ausgestaltung kompliziert und sollte im Vorfeld mit einem Steuerberater besprochen werden. Wir stehen Ihnen hierfür gerne zur Verfügung und freuen uns auf Ihren Anruf.