In dem folgenden Beitrag geben wir euch einen Überblick über aktuelle Entwicklungen bei den Betriebsveranstaltungen.
Steuerliche Grundlage: § 19 EStG
Nach § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG gehören Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Betriebsveranstaltungen zum Arbeitslohn, soweit diese höher als EUR 110 je Betriebsveranstaltung sind.
Der Freibetrag von EUR 110
Der Freibetrag in Höhe von EUR 110 steht allerdings nur für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich zur Verfügung. Arbeitgeber können frei darüber entscheiden, für welche zwei betrieblichen Veranstaltungen sie den Freibetrag anwenden möchten.
Zu beachten ist, dass allerdings der Freibetrag auch arbeitnehmerbezogen betrachtet und bei zwei Betriebsveranstaltungen zugeordnet werden kann, an denen der Arbeitnehmer teilgenommen hat.
Was sind Betriebsveranstaltungen?
Als erstes muss immer geprüft werden, ob eine Betriebsveranstaltung im Sinne des § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG vorliegt, denn es gibt eine Vielzahl von betrieblichen Veranstaltungen, die nicht unter diese Regelung fallen.
Laut Gesetz handelt es sich bei Betriebsveranstaltungen um Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter.
Beispiele hierfür sind ein Betriebsausflug oder eine Weihnachtsfeier.
Die Teilnehmer der Veranstaltung müssen überwiegend Betriebsangehörige und deren Begleitpersonen sein, aber auch Leiharbeitnehmer und Personen aus einem Konzernverbund gehören hierzu.
Die Teilnahme an der Veranstaltung müssen grundsätzlich allen Arbeitnehmern eines Betriebs oder einer Abteilung/eines Betriebsteils offenstehen.
Nach der aktuellen Rechtslage stellen die folgenden Veranstaltungen grundsätzlich keine Betriebsveranstaltungen dar:
- Geburtstagsfeier für einen Arbeitnehmer
- Feier für ein Jubiläum für eine einzelne Person
- Teilnahme von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung
Kann eine Jubiläumsfeier eine Betriebsveranstaltung sein?
Sofern an einer Veranstaltung nur Teilnehmer teilnehmen können, die ein rundes Arbeitnehmerjubiläum haben, kann es sich um eine Betriebsveranstaltung handeln.
An diesen Veranstaltungen dürfen auch engere Vorgesetzte oder Vertreter des Betriebsrats teilnehmen.
Sofern die Veranstaltung nur stattfindet, um das Jubiläum einer einzelnen Person zu feiern, handelt es sich aber nicht um eine Betriebsveranstaltung.
Wer zählt zu den Teilnehmern einer Betriebsveranstaltung?
Die Teilnehmer einer Betriebsveranstaltung können folgende Personen sein:
- Arbeitnehmer
- Angehörige der Arbeitnehmer
- externe Personen (z. B. Geschäftspartner)
- ehemalige Arbeitnehmer (z. B. Betriebsrentner)
Eine Begleitperson wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Dies ist wichtig, um später den auf den jeweiligen Arbeitnehmer entfallenden geldwerten Vorteil ermitteln zu können.
Berücksichtigt werden müssen alle tatsächlich an der Veranstaltung teilnehmenden Personen.
Was ist als geldwerter Vorteil bei Betriebsveranstaltungen zu berücksichtigen?
Zu berücksichtigen sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer.
Hierzu gehören auch die Aufwendungen für den äußeren Rahmen und Trinkgelder.
Übliche Gemeinkosten (z. B. Steuerberatungs- oder Buchhaltungskosten) und Aufwendungen für eigene betriebliche Mittel (z. B. die Löhne der eigenen organisierenden Mitarbeiter) bleiben jedoch bei der Ermittlung außen vor.
Die Finanzverwaltung bezieht auch die Aufwendungen für die durch den Arbeitgeber organisierte An- und Abreise zu Orten außerhalb des Betriebs in die Ermittlung der Aufwendungen für die Betriebsveranstaltungen ein. Das Finanzgericht Düsseldorf beurteilt dies anders (Az. 9 K 580/17 L).
Auf externe Teilnehmer entfallende Aufwendungen
Die auf
- externe Teilnehmer
- Teilnehmer verbundener Unternehmen
- Leiharbeitnehmer
- und deren Begleitpersonen
entfallenden Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung sind nach Auffassung der Finanzverwaltung wie Geschenke zu behandeln.
Seit dem Jahr 2024 besteht damit kein Betriebsausgabenabzug, sofern die Aufwendungen die Grenze von EUR 50,00 je Person übersteigen.
Es besteht die Möglichkeit, diese fiktiven „Geschenke“ nach § 37b EStG pauschal zu versteuern.
Geschenke im Rahmen von Betriebsveranstaltungen
Sofern Geschenke anlässlich (!) einer Betriebsveranstaltung Teilnehmer der Betriebsveranstaltung überreicht werden, sind diese in die Gesamtaufwendungen der Betriebsveranstaltung einzubeziehen.
Außen vor bleiben somit Geschenke, die nur zufällig im Rahmen der Betriebsveranstaltung übergeben werden, aber z. B. auch ohne diese Betriebsveranstaltung an den Empfänger übergeben worden wären.
Sachgeschenke bis EUR 60,00 je Arbeitnehmer können aus Vereinfachungsgründen als Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden.
Wurden Geschenke bereits nach § 37b EStG pauschal versteuert, sind diese nicht in die Bemessungsgrundlage der Betriebsveranstaltungen miteinzubeziehen.
Verteilung des Gesamtbetrags auf die Teilnehmer
Die ermittelten Gesamtaufwendungen für eine Betriebsveranstaltung sind auf alle tatsächlich teilnehmenden Personen zu verteilen.
Dies kann dazu führen, dass durch das Fehlen von zuvor angemeldeten Personen auf die tatsächlich teilnehmenden Personen ein Betrag entfällt, der den Freibetrag von EUR 110 überschreitet.
Der Freibetrag steht nur für Arbeitnehmer zur Verfügung. Für Begleitpersonen oder für andere Teilnehmer, die nicht Arbeitnehmer sind, kann kein Freibetrag von EUR 110 berücksichtigt werden.
Die Aufwendungen einer Begleitperson werden dem Arbeitnehmer zugerechnet. Trotz dieser Erhöhung der auf diesen Arbeitnehmer entfallenden Aufwendungen kann der Freibetrag von EUR 110 nur einmalig bei diesem Arbeitnehmer berücksichtigt werden.
Steuerberatung in München
Die Regelungen zu den Betriebsveranstaltungen sind komplex. Arbeitgeber und Unternehmen sollten sich bei Zweifelsfragen an ihren Steuerberater wenden.
In unserer Kanzlei in München beraten wir Sie gerne zu lohnsteuerlichen Themen wie der Betriebsveranstaltung. Daneben bieten wir Ihnen eine umfassende Beratung zu steuerlichen und rechtlichen Themen an. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.