Arbeitszimmer im privaten Wohnhaus

Kostenerstattung für das Homeoffice durch den Arbeitgeber

Nicht alle dem Arbeitnehmer im Homeoffice entstehenden Aufwendungen können lohnsteuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden. Wir geben einen Überblick.

Auslagen des Arbeitnehmers für Arbeitsmittel

Ein einfacher Fall: Der Arbeitnehmer arbeitet im Homeoffice und erwirbt für die Aktenablage der betrieblichen Dokumente einen Aktenordner. Der Aktenordner soll später im Betrieb des Arbeitgebers abgestellt/archiviert werden.

Es handelt sich bei den Ausgaben für den Erwerb des Aktenordners lediglich um eine Auslage, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei erstatten kann.

Als Nachweis für die Ausgabe, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Rechnung (die Quittung) über den Kauf des Aktenordners übergeben, z. B. im Rahmen einer Reisekostenabrechnung.

Dies gilt grundsätzlich für alle Auslagen, bei denen Arbeitsmittel erworben werden, die in das Eigentum  des Arbeitgebers übergehen.

Wichtig hierbei ist, dass bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses diese Gegenstände an den Arbeitgeber ausgehändigt werden müssen. Darf der Arbeitnehmer den Gegenstand behalten, dann kann sich hieraus ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil ergeben.

Überlassung von Arbeitsmitteln an den Arbeitnehmer

Etwas abgewandelt ist der Fall, dass der Arbeitnehmer einen Gegenstand, der sich im Eigentum des Arbeitgebers befindet, auch für private Zwecke nutzen darf.

Beispiel hierfür ist die private Nutzung eines betrieblichen Notebooks. In diesem Fall liegt kein lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Für die private Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten ist dies in § 3 Nr. 45 EStG geregelt.

Bei anderen Gegenständen, bei denen keine entsprechende Regelung zur Lohnsteuerfreiheit existiert, liegt allerdings steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Gegenstand überlässt und der Arbeitnehmer diesen auch zu privaten Zwecken nutzt.

Erstattung von Telefon- oder Internetkosten

Häufig möchten Arbeitgeber auch die betrieblich verursachten Mehraufwendungen des Arbeitnehmers für Telefon- und Internetkosten erstatten.

Die nachweisbar aus beruflichen Gründen angefallenen Kosten können dabei lohnsteuerfrei dem Arbeitnehmer erstattet werden.

Dabei kommt es naturgemäß auf den plausiblen Nachweis der beruflich verursachten Kosten an. Im Rahmen von Telefon-/Internetflatrates ist dies allerdings schwierig oder nicht möglich.

Es besteht aber die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer pauschal 20%, maximal jedoch 20 EUR, der monatlich nachgewiesenen Telefon-/Internetkosten lohnsteuerfrei zu erstatten.

Es besteht auch die Möglichkeit, Zuschüsse zu den Internetkosten pauschal zu versteuern.

Da es sehr viele Möglichkeiten und Ausnahmen gibt, sollte vor einer entsprechenden Umsetzung allerdings der Rat eines Steuerberaters eingeholt werden.

Erstattung der Kosten für das Arbeitszimmer / die Homeoffice-Ecke

Denkbar ist auch, dass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf einigen, dass auch die auf das Arbeitszimmer oder den Homeoffice-Arbeitsbereich anfallenden Aufwendungen erstattet werden.

Wichtig ist hierbei, dass diese Erstattung lohnsteuerpflichtig ist.

Wenn die Voraussetzungen vorliegen, kann der Arbeitnehmer auch bei einer Kostenerstattung durch den Arbeitgeber die Aufwendungen für das Arbeitszimmer oder für die Homeoffice-Arbeitsecke als Werbungskosten bei seinen nichtselbständigen Einkünften abziehen, also im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung.

Hier auch noch einmal explizit: Ein Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer keine Homeoffice-Pauschale oder Tagespauschale lohnsteuerfrei auszahlen. Eine solche Zahlung an den Arbeitnehmer führt zu lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigem Entgelt.

Vermietung des Arbeitszimmers an den Arbeitgeber

In der Praxis gibt es Fälle, in denen das Arbeitszimmer des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber vermietet wird.

Für den Arbeitgeber liegen entsprechende Mietaufwendungen vor, die er als Betriebsausgabe abziehen kann.

Beim Arbeitnehmer liegen bei diesen Mieteinnahmen entweder Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit oder alternativ Vermietungseinkünfte vor.

Dabei gilt: Liegt das Interesse an dieser Gestaltung mehr im Interesse des Arbeitnehmers, liegt grundsätzlich lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn vor.

Liegt die Gestaltung überwiegend im Interesse des Arbeitgebers, liegen beim Arbeitnehmer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung vor.

Auf Ebene des Arbeitnehmers ist dann zu prüfen, inwieweit im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung Aufwendungen für das Arbeitszimmer als Werbungskosten berücksichtigt werden können.

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