Bei Softwareprodukten gibt es in regelmäßigen oder unregelmäßigen Zeitabständen Updates. In welchen Fällen diese Updates zu aktivieren oder als sofort abziehbarer Aufwand zu behandeln sind, wird im Folgenden gezeigt.
Arten von Softwareupdates
Zu unterscheiden sind nach IDW RS HFA 11.21 drei Arten von Softwareupdates:
- Wartung oder Modernisierung
- Modifikation
- Wesensänderung
Wartung oder Modernisierung
Bei einer Wartung oder Modernisierung wird die Funktionsfähigkeit der Software aufrechterhalten. Dies erfolgt z. B. aufgrund von Fehlerbehebungen, durch notwendige Anpassungen an geänderte Betriebssystem-Versionen oder durch geringfügige Verbesserungen in der Bedienung, ohne dabei die eigentliche Softwarefunktionalität zu ändern.
In diesem Falle stellen die Softwareupdates sofort abzugsfähige Aufwendungen dar.
Modifikation
Im Rahmen einer Modifikation wird die Software ebenfalls aktualisiert, allerdings werden dabei weitere, bisher nicht vorhandene Funktionen eingeführt. Führen diese Erweiterungen zu einer wesentlichen Verbesserung der Software, sind die Aufwendungen für das Update als nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu aktivieren.
Wesensänderung
Ist ein Softwareupdate so umfangreich, dass im Ergebnis die Software wesentlich geändert wird, wird die Softwareaktualisierung wie die Anschaffung einer neuen Software behandelt.
Die bisher vorhandene Software (bisherige Version) wird mit dem Restbuchwert ausgebucht. Die Anschaffungskosten der neuen Softwareversion werden als Anschaffungskosten aktiviert.
In vielen Fällen ist bei einem Softwareupdate nicht der volle Kaufpreis für einen erstmaligen Erwerb zu zahlen, sondern ein vergünstigter Preis. Nach RS HFA 11.21 wird der Buchwert der alten Softwareversion bis zur Höhe des Rabatts/Nachlasses auf die Anschaffungskosten der neuen Version aktiviert.
Überschneidungen
In vielen Fällen wird sich die Art des Softwareupdates nach diesen drei Kriterien nicht zweifelsfrei abgrenzen lassen. Nach DRS 24.36 ist in Zweifelsfällen aus Gründen der Vorsichtigkeit von Erhaltungsaufwand auszugehen.
Beispiel zum Softwareupdate
Ursprünglicher Erwerb der Software
Ein Unternehmer erwirbt im Jahr 01 eine Software zur Verwaltung von Kundendaten für EUR 1.000. Die Nutzungsdauer wird mit 5 Jahren angesetzt.
Kostenpflichtiges Softwareupdate
Im Jahr 04 bietet der Softwarehersteller ein Update an, wodurch sich neben Kunden- auch Lieferantendaten und Materiallagerbestände verwalten lassen. Der übliche Marktpreis für einen Neuerwerb der Software beträgt EUR 1.600. Der Hersteller bietet die neue Version bei einem Update für EUR 1.300 an, also reduziert um einen Nachlass von EUR 300. Der Unternehmer erwirbt die Software und geht von einer wesentlichen Verbesserung aus, die das Wesen der Software deutlich verändert. Der Restbuchwert der alten Softwareversion betrug zum Zeitpunkt des Erwerbs EUR 400.
Restbuchwert der alten Softwareversion
Der Restbuchwert der alten Softwareversion (EUR 400) ist zum Zeitpunkt des Softwareupdates auszubuchen. Es entsteht dadurch grundsätzlich ein Aufwand in Höhe von EUR 400. Bis zur Höhe des Nachlasses auf die neue Softwareversion ist der Restbuchwert allerdings auf die neue Software zu aktivieren, so dass EUR 300 als Anschaffungsnebenkosten bei der neuen Softwareversion zu berücksichtigen sind. Damit entsteht schlussendlich nur ein gewinnmindernder Aufwand von EUR 100 (= 400 EUR Restbuchwert ./. 300 EUR zu aktivierende Aufwendungen).
Anschaffungskosten der neuen Softwareversion
Die Anschaffungskosten der neuen Softwareversion betragen insgesamt EUR 1.600 und setzen sich aus dem Preis für das Update (EUR 1.300) und dem Restbuchwert der alten Softwareversion (EUR 300) zusammen.
Die Anschaffungskosten von EUR 1.600 sind zu aktivieren und über die geplante Nutzungsdauer abzuschreiben.
Steuerliche Abschreibung von Anschaffungskosten
Mit den Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 26.02.2021 sowie vom 22.02.2022 besteht für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 enden, die Möglichkeit, bei digitalen Wirtschaftsgütern von einer einjährigen Nutzungsdauer auszugehen. Im Jahr der Anschaffung dürfen die Anschaffungskosten dabei in voller Höhe abgeschrieben werden.
Zu den digitalen Wirtschaftsgütern zählen auch Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und Datenverarbeitung. Dazu gehören auch nicht technisch physikalische Anwendungsprogramme eines Systems zur Datenverarbeitung, alle Standardanwendungen sowie individuell abgestimmte Anwendungen (z. B. ERP-Software, Software für Warenwirtschaftssysteme).
Diese Abschreibungsmöglichkeit besteht nur im Steuerrecht. Sofern von dieser Abschreibungsmöglichkeit Gebrauch gemacht wird, kann dies zu einer von der Handelsbilanz abweichenden Steuerbilanz führen.
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In vielen Fällen ist die bilanzielle und steuerliche Behandlung von Maßnahmen im Softwarebereich nicht leicht zu beurteilen. Die Angaben in diesem Artikel können eine individuelle Beurteilung des jeweiligen Einzelfalles nicht ersetzen.
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